Phân hệ kế toán đầy đủ

Một phần mềm kế toán tốt phải đảm bảo được đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản như:

• Quản lý tài chính: kế toán vốn bằng tiền, kế toán công nợ phải thu - trả, kế toán tổng hợp, báo cáo thuế, báo cáo tài chính;
• Kế toán chi phí và tính giá thành;
• Quản lý mua hàng;
• Quản lý hàng tồn kho;
• Quản lý tài sản cố định (thiết bị, máy móc, nhà xưởng, văn phòng,...);
• Quản trị hệ thống.

Tốc độ xử lý của phần mềm

Thời gian hoàn thành công việc là một trong những yếu tố quan trọng với kế toán. Một phần mềm thao tác chậm vừa đem lại sự không thoải mái cho người sử dụng mà còn gây ra những hậu quả không tốt. Chẳng hạn như tình trạng chậm báo cáo, không đầy đủ sổ sách, chứng từ,...

Thao tác đơn giản, thân thiện

Khi sử dụng phần mềm kế toán đơn giản thì nhân viên dễ dàng tìm hiểu và tiếp cận. Họ sẽ không khó khăn và mất nhiều thời gian để thích ứng với phần mềm. Đặc biệt, với những nhà quản lý như bạn sẽ dễ đang kiểm tra, đánh giá khi cần thiết.

Thông tin về các thông tư mới phải thường xuyên được cập nhật

Kế toán nào cũng rất lo ngại cho vấn đề này. Bởi vì hàng ngày có quá nhiều việc phải hoàn thành, nhiều lúc tăng ca hay làm thêm cũng không đủ. Chính vì vậy mà họ không có thời gian để cập nhật. Khi sử dụng những phần mềm có tính năng tự cập nhật thì sẽ không còn nỗi sợ khi không kịp cập nhật. Phần mềm sẽ cung cấp các hệ thống báo cáo tài chính theo mẫu quy định mới nhất và đạt tiêu chuẩn.

Sản phẩm, dịch vụ uy tín, chất lượng

Bạn cần tìm hiểu trước về sự phản hồi của khách hàng với sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp bạn sắp lựa chọn như thế nào. Đơn giản hơn, bạn có thể đánh giá được thông qua thái độ phục vụ, tư vấn.

>>> Xem thêm: Phần Mềm Kế Toán Online Nào Phù Hợp Nhất Với Doanh Nghiệp Nhỏ?

 

Bước 1: Đánh giá nhu cầu về phần mềm

Không phải tự nhiên bạn muốn nói mua là mua ngay. Bạn phải làm rõ vì sao mình cần hoặc xác định rõ những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải. Để biết được rõ nguyên nhân, hãy nói chuyện trực tiếp với kế toán. Viết câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi của bạn, chúng càng cụ thể càng tốt. Bạn thử nhờ họ đánh giá xem, nếu được chọn họ sẽ đề xuất phần mềm nào. Sau đó, đưa nó vào danh sách tiềm năng để cân nhắc.

Bước 2: Liệt kê các tính năng cơ bản mà doanh nghiệp cần có

Bước này là cơ sở để chọn được phần mềm phù hợp từ danh sách tiềm năng mà bạn có. Bạn cần liệt kê mọi tính năng của phần mềm kế toán cần thiết cho doanh nghiệp bạn. Ngoài những tính năng được nêu ra ở phần trên, bạn có thể tham khảo thêm những tính năng sau: liên kết tài khoản ngân hàng, quy đổi ngoại tệ, POS, kết nối với phần mềm khác, đa người dùng, dễ mở rộng tính năng, truy cập nhiều thiết bị, hỗ trợ chuyên nghiệp, bảo mật,...

Tuy nhiên, sẽ không có một phần mềm nào có thể đáp ứng được 100% tiêu chí cho nên bạn đừng thẳng tay gạch bỏ nó ra khỏi lựa chọn của bạn. Cách đơn giản nhất cho bạn là hãy phân ra làm hai loại như "Không thể không có" hoặc "Có cũng được, không cũng chẳng sao". Sau đó, việc tiến hành sẽ diễn ra nhanh gọn, chính xác hơn.

Bước 3: Bổ sung danh sách phần mềm tiềm năng ở bước 1

Bạn hãy mở rộng, tham khảo thêm ý kiến của người khác để có thể nhận được những thông tin cập nhật, chính xác nhất cho doanh nghiệp mình. Có 3 cách để thực hiện như sau:

Cách 1: Tìm kiếm thông qua công cụ tìm kiếm trên Internet như Google, Cốc Cốc,... Bạn có thể tìm thấy mọi thông tin ở đó. Hoặc là điền thông tin tại mỗi dịch vụ để nhận tư vấn. Sau đó, tiến hành đánh giá và so sánh.

Cách 2: Tìm hiểu những người khác cùng ngành hoặc là đối thủ của bạn đang quản lý như thế nào? Trên hội nhóm, diễn đàn,... cũng là nơi tuyệt vời để bạn tham khảo.

Cách 3: Ngoài các kế toán, bạn có thể nhờ sự trợ giúp của nhân viên công nghệ thông tin. Có thể họ không hiểu hết những mong muốn cho bộ phận kế toán của bạn nhưng chắc chắn họ hiểu được phương diện về phần cứng.

Bước 4: Đánh giá và lựa chọn giải pháp phù hợp

Dựa trên danh sách tính năng ở bước 2, bạn sẽ kiểm tra phần mềm ở bước 3 có đáp ứng không. Nên nhớ, không có phần mềm kế toán tốt nhất, chỉ có phù hợp nhất. Bạn phải cân bằng giữa thông tin mình nhận được với các thông tin thực tế và quan điểm khách quan. Nếu phần mềm nào có chương trình dùng thử thì hãy đăng ký thử trước khi sử dụng.

Từng giải pháp được đưa ra, hãy đơn giản và tập trung vào nhu cầu kinh doanh của bạn. Bạn có thể kiểm chứng và trả lời qua các câu hỏi dưới đây:

• Phần mềm này có phù hợp được với lĩnh vực kinh doanh không?
• Nó có thể tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của bạn không?
• Phần mềm có thể cung cấp được bao nhiêu nhân viên/khách hàng?
• Phần mềm có thể giúp bạn tuân thủ luật thuế và quy định tài chính như thế nào?
• Dữ liệu được sao lưu ra sao?
• Có thể truy cập nay lập tức khi ngắt kết nối không?
• Phương án bảo mật dữ liệu doanh nghiệp ra sao?
• Chi phí tổng cộng như thế nào?
• Hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ khách hàng như thế nào?
• .....

Xem thêm:

• Checklist 5 Điều Cần Làm Trước Khi Kế Toán Nghỉ Việc Để Tránh Rủi Ro Cho Doanh Nghiệp
• Bí Quyết Tuyển Dụng/Tìm Hiểu Về Kế Toán Trưởng Có Năng Lực

Nếu bạn cần hỗ trợ hay thắc mắc liên quan đến phần mềm kế toán, bạn có thể tham khảo thông tin tại đây: Phần mềm kế toán online